Alles, was Sie für reibungslose Retouren brauchen.
Von der Installation bis zur ersten abgeschlossenen Retoure: diese Seite deckt den gesamten Ablauf ab. Antwort nicht gefunden? Pro-Kunden öffnen ein Support-Ticket direkt aus ihrem Konto.
01 Erste Schritte
Installieren Sie das Gratis-Plugin, und Ihre Retourenseite ist in Minuten live:
- Laden Sie das Plugin über Plugins › Installieren › Hochladen hoch und aktivieren Sie es. Die Seite "Retouren" mit dem Shortcode
[sendbackflow_form]wird automatisch angelegt. - Tragen Sie Ihre Rücksendeadresse unter Retouren › Einstellungen › E-Mail-Texte ein; sie geht automatisch mit jeder Freigabe-E-Mail mit.
- Im Footer erscheint automatisch ein Retouren-Link. Lieber im eigenen Menü? Deaktivieren Sie den Footer-Link in den Einstellungen.
02 So retournieren Ihre Kunden
Zwei Wege, beide mit Pflichtgrund und zweistufiger Bestätigung:
- Persönlicher Link (WooCommerce): die Abgeschlossen- und Rechnungs-E-Mails enthalten einen token-gesicherten Link. Das Formular ist vorausgefüllt; Kunden wählen Produkte, Mengen und einen Grund.
- Manueller Weg: ohne WooCommerce, oder ohne Link zur Hand, geben Kunden Name, Bestellnummer und E-Mail-Adresse selbst ein.
03 Einstellungen in drei Tabs
Unter Retouren › Einstellungen ist alles in drei Tabs gegliedert:
- Einstellungen: Benachrichtigungs-E-Mail, Formularseite, Gültigkeit des persönlichen Links, Aufbewahrungsfrist (automatische DSGVO-Bereinigung) und optionaler Cloudflare-Turnstile-Botschutz.
- Terminologie: Buttontext, Formular-Einleitung und Bestätigungsbutton anpassen. Ein geleertes Feld kehrt zur eingebauten Übersetzung zurück.
- E-Mail-Texte: Ihre Rücksendeadresse und die Freigabe-E-Mail; mit Pro ist jede E-Mail anpassbar, mit Platzhaltern wie
{name},{order_no}und{refund_amount}.
04 Retouren bearbeiten
Jeder Antrag landet mit Status Neu im Dashboard. Von dort:
- Freigeben: der Kunde erhält automatisch Ihre Rücksendeadresse und Hinweise.
- Als eingegangen markieren: das Paket ist da; der Kunde bekommt eine freundliche Nachricht, dass Sie es bearbeiten.
- Abschließen: die Retoure ist fertig. Mit Pro wird dabei die exakte (Teil-)Erstattung in WooCommerce registriert und per E-Mail angekündigt.
- Pro: mit Begründung ablehnen, den Bestellstatus mitführen und eine Retourenspalte in der Bestellliste.
05 Gewährleistungsfälle (Pro)
Ein Antrag mit dem Grund "defekt oder beschädigt" wird automatisch zum Gewährleistungsfall (gesetzliche Gewährleistung). Er trägt ein Gewährleistungs-Badge im Dashboard, und beim Abschluss entscheiden Sie: Erstattung, oder repariert/ersetzt (der Kunde erhält die passende E-Mail, und bei Reparatur oder Ersatz wird keine Erstattung registriert).
06 Lizenz & Websites (Pro)
Pro gekauft? Jede Website verbindet sich mit einem eigenen Site-Token mit Ihrem Konto:
- Fügen Sie die Website in Ihrem Konto unter Licenses & sites (Add site) hinzu, kopieren Sie das Token und tragen Sie es unter Retouren › Einstellungen › Site-Token (Pro) ein. Pro schaltet sich direkt ein.
- Ihr Plan bestimmt die Anzahl der Websites: Pro 1, Pro 5 oder Unlimited. Verwalten und trennen Sie Websites jederzeit in Ihrem Konto unter Lizenzen & Websites.
- Updates für das Pro-Add-on kommen direkt in WordPress an, wie bei jedem anderen Plugin.
07 Support
Sie kommen nicht weiter, haben einen Fehler gefunden oder vermissen eine Funktion? Mit einem aktiven Pro-Plan öffnen Sie ein Support-Ticket direkt aus Ihrem Konto; wir antworten in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Sie nutzen das Gratis-Plugin? Diese Dokumentation und die FAQ unten bleiben mit jeder Version aktuell, und Rechnungsfragen sind unter support@vivix.design immer willkommen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange funktioniert der persönliche Retouren-Link?
So lange, wie Sie es einstellen: standardmäßig 90 Tage, mindestens 14. Kunden mit abgelaufenem Link können jederzeit das manuelle Formular auf Ihrer Retourenseite nutzen.
Wer bezahlt die Rücksendung?
Das bleibt Ihre Entscheidung. SendbackFlow verschickt Ihre Hinweise und Rücksendeadresse; ob Sie ein Retourenlabel beilegen oder den Kunden zahlen lassen, bestimmen Sie. Versandlabel-Integrationen stehen auf der Roadmap.
Können Kunden einen Teil der Bestellung retournieren?
Ja. Über den persönlichen Link wählen Kunden Produkte und Mengen. Mit Pro registriert der Abschluss die passende Teilerstattung in WooCommerce, inklusive anteiliger MwSt.
Wie nutze ich die 14-Tage-Geld-zurück-Garantie?
Öffnen Sie innerhalb von 14 Tagen nach dem Erstkauf ein Support-Ticket aus Ihrem Konto oder mailen Sie an support@vivix.design. Wir erstatten über Paddle auf Ihre ursprüngliche Zahlungsmethode, meist innerhalb von 5-10 Werktagen.
Benötigt SendbackFlow WooCommerce?
Nein. Mit WooCommerce erhalten Sie das volle Erlebnis (persönliche Links, vorausgefüllte Formulare, Erstattungen); ohne geben Kunden ihre Daten manuell ein, ideal für Dienstleistungen und Social Selling.
Wie sieht es mit der Gewährleistung aus?
EU-Verbraucher haben bei Mängeln mindestens zwei Jahre gesetzliche Gewährleistung. Mit Pro wird ein Antrag mit dem Grund "defekt oder beschädigt" automatisch zum Gewährleistungsfall, mit einer strukturierten Entscheidung Reparatur, Ersatz oder Erstattung im Dashboard.
Erstattet es meinen Kunden automatisch?
Pro registriert die exakte (Teil-)Erstattung in WooCommerce, sobald Sie eine Retoure abschließen, inklusive anteiliger MwSt. Die Auszahlung selbst läuft sicher über Ihren eigenen Zahlungsanbieter.
Kann ich mein Pro-Abo jederzeit kündigen?
Ja. Kündigen Sie jederzeit in Ihrem Konto auf app.vivix.design; es wird keine Verlängerung mehr abgebucht und Pro läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter. Auf Neukäufe gibt es zudem 14 Tage Geld-zurück-Garantie.
Erhalte ich eine ordentliche Rechnung mit MwSt.?
Ja. Käufe laufen über Paddle als Merchant of Record. Sie erhalten automatisch eine MwSt.-Rechnung, und Geschäftskunden können beim Checkout ihre USt-IdNr. für das Reverse-Charge-Verfahren angeben.