Alles wat je nodig hebt voor soepele retouren.
Van installatie tot je eerste afgeronde retour: deze pagina beslaat de hele flow. Antwoord niet gevonden? Pro-klanten openen een supportticket direct vanuit hun account.
01 Aan de slag
Installeer de gratis plugin en je retourpagina staat binnen enkele minuten live:
- Upload de plugin via Plugins › Nieuwe plugin › Uploaden en activeer hem. De pagina "Retouren" met de shortcode
[sendbackflow_form]wordt automatisch aangemaakt. - Vul je retouradres in onder Retouren › Instellingen › Mailteksten; het gaat automatisch mee in elke goedkeuringsmail.
- Er verschijnt automatisch een retourlink in je footer. Liever je eigen menu? Schakel de footerlink uit in de instellingen.
02 Zo retourneren je klanten
Twee routes, allebei met een verplichte retourreden en een bevestiging in twee stappen:
- Persoonlijke link (WooCommerce): de afgerond- en factuurmails bevatten een beveiligde link. Het formulier is voorgevuld en klanten kiezen producten, aantallen en een reden.
- Handmatige flow: zonder WooCommerce, of zonder link bij de hand, vullen klanten zelf naam, ordernummer en e-mailadres in.
03 Instellingen in drie tabs
Onder Retouren › Instellingen is alles gegroepeerd in drie tabs:
- Instellingen: notificatiemail, formulierpagina, geldigheid van de persoonlijke link, bewaartermijn (automatische AVG-opschoning) en optionele Cloudflare Turnstile-botbescherming.
- Terminologie: pas het knoplabel, de formulierintro en de bevestigingsknop aan. Maak een veld leeg om terug te keren naar de ingebouwde vertaling.
- Mailteksten: je retouradres en de goedkeuringsmail; met Pro is elke mail aanpasbaar, met placeholders zoals
{name},{order_no}en{refund_amount}.
04 Retouren afhandelen
Elke aanvraag komt binnen in het dashboard met status Nieuw. Van daaruit:
- Goedkeuren: de klant ontvangt automatisch je retouradres en instructies.
- Ontvangen melden: het pakket is binnen; de klant krijgt een vriendelijk bericht dat je ermee bezig bent.
- Afronden: de retour is klaar. Met Pro registreert dit de exacte (deel)terugbetaling in WooCommerce en kondigt hem per mail aan.
- Pro: afwijzen met reden, de orderstatus meebewegen en een retourkolom in het orderoverzicht.
05 Garantieclaims (Pro)
Een aanvraag met reden "defect of beschadigd" wordt automatisch een garantieclaim (EU wettelijke garantie). Hij krijgt een garantie-badge in het dashboard, en bij het afronden kies je: terugbetalen, of gerepareerd/vervangen (de klant krijgt de bijpassende mail en er wordt geen refund geregistreerd bij reparatie of vervanging).
06 Licentie & sites (Pro)
Pro gekocht? Elke site koppelt met een eigen site-token aan je account:
- Voeg de site toe in je account onder Licenses & sites (Add site), kopieer het token en plak het onder Retouren › Instellingen › Site-token (Pro). Pro gaat direct aan.
- Je plan bepaalt het aantal sites: Pro 1, Pro 5 of Unlimited. Beheer en ontkoppel sites wanneer je wilt in je account onder Licenties & sites.
- Updates voor de Pro-addon komen gewoon binnen in WordPress, zoals bij elke plugin.
07 Support
Kom je er niet uit, vond je een bug of mis je een functie? Met een actief Pro-plan open je een supportticket direct vanuit je account; we reageren doorgaans binnen twee werkdagen. Gebruik je de gratis plugin? Deze documentatie en de FAQ hieronder blijven bij elke release actueel, en facturatievragen zijn altijd welkom op support@vivix.design.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft de persoonlijke retourlink werken?
Zo lang als jij instelt: standaard 90 dagen, minimaal 14. Klanten met een verlopen link kunnen altijd het handmatige formulier op je retourpagina gebruiken.
Wie betaalt de retourzending?
Dat blijft jouw beleid. SendbackFlow stuurt je instructies en retouradres mee; jij bepaalt of je een retourlabel meegeeft of de klant de verzending laat betalen. Vervoerderslabels staan op de roadmap.
Kunnen klanten een deel van een bestelling retourneren?
Ja. Via de persoonlijke link kiezen klanten producten en aantallen. Met Pro registreert het afronden de bijbehorende deelterugbetaling in WooCommerce, inclusief btw naar rato.
Hoe gebruik ik de 14 dagen niet-goed-geld-terug?
Open binnen 14 dagen na je eerste aankoop een supportticket vanuit je account of mail support@vivix.design. We betalen terug via Paddle op je oorspronkelijke betaalmethode, meestal binnen 5-10 werkdagen.
Heeft SendbackFlow WooCommerce nodig?
Nee. Met WooCommerce krijg je de volledige ervaring (persoonlijke links, voorgevulde formulieren, terugbetalingen); zonder vullen klanten hun gegevens handmatig in, ideaal voor diensten en social selling.
Hoe zit het met de EU-garantie?
EU-consumenten hebben minimaal twee jaar wettelijke garantie bij defecten. Met Pro wordt een aanvraag met reden "defect of beschadigd" automatisch een garantieclaim, met een gestructureerde keuze repareren, vervangen of terugbetalen in je dashboard.
Betaalt hij mijn klanten automatisch terug?
Pro registreert de exacte (deel)terugbetaling in WooCommerce zodra je een retour afrondt, inclusief btw naar rato. De uitbetaling zelf loopt veilig via je eigen betaalprovider.
Kan ik mijn Pro-abonnement altijd opzeggen?
Ja. Zeg op wanneer je wilt vanuit je account op app.vivix.design; er wordt geen verlenging meer afgeschreven en Pro blijft werken tot het einde van de betaalde periode. Op nieuwe aankopen zit bovendien 14 dagen niet-goed-geld-terug.
Krijg ik een nette factuur met btw?
Ja. Aankopen lopen via Paddle als merchant of record. Je ontvangt automatisch een btw-factuur en zakelijke klanten kunnen bij het afrekenen hun btw-nummer invullen voor verlegde btw.